Teletrabajo
Gestión Documental

La cantidad de información generada por las compañías actuales crece de forma exponencial. Los sistemas de gestión documental se están convirtiendo en una pieza cada vez más importante para las empresas. Un sistema de gestión documental asegura una información organizada y eficiente, y favorece la productividad empresarial.

Acceso

Acceda a través de la aplicación de escritorio, web o dispositivos móviles.

Potencia

Su potente motor de indexación le permitirá buscar en el contenido de millones de documentos en segundos.

Funcionalidades

MOTOR DE BÚSQUEDA
Su potente motor de indexación le permitirá realizar búsquedas en millones de documentos en apenas unos segundos. El algoritmo de ordenación que interviene en los resultados, le mostrará en las primeras posiciones los documentos más relevantes, dependiendo de las palabras que haya usado en la búsqueda, en base a un análisis semántico, estadísticas de uso por parte del usuario y de la compañía.

SEGURIDAD
Las capacidades de parametrización permiten una gran diversidad de permisos sobre los documentos, carpetas y expedientes para flexibilizar los accesos de los usuarios. La seguridad se puede ajustar de forma personalizada para los accesos locales y remotos. Permita a sus trabajadores, clientes, proveedores y colaboradores acceder a su información de forma segura.

INDEPENDENCIA EN EL TIPO DE FICHERO
El gestor documental es un gestor documental no propietario del documento. Lo que significa que guarda los documentos en su formato original, para posteriormente consultarlos o editarlos con las aplicaciones que los crearon o la más apropiada para cada tipo de documento. No existe limitación en el formato del archivo, cualquier fichero puede ser utilizado a través del gestor, como por ejemplo ficheros de Autocad, PDF, BMP, TIFF, MP3, Video e incluso documentos propietarios de aplicaciones específicas. Solo es necesario crear la extensión desde la configuración del sistema.

PROPIEDADES
Las propiedades son metadatos que se pueden anexar a documentos, carpetas y expedientes para complementar la información sobre los mismos. También se pueden usar para realizar búsquedas, clasificación o para que formen parte del nombre.

EXPEDIENTES
Si su gestión de la información requiere asociar múltiples documentos en torno a un objeto común, los expedientes le ayudarán a conseguirlo. Organice los tiempos y el trabajo de su equipo. Centralice los documentos, las tareas y el estado de las mismas, los participantes, las anotaciones, los correos electrónicos y el resto de información relevante en un único punto, el expediente.

DIGITALIZACIÓN
El gestor documental dispone de un completo módulo de digitalización, incluido en todas las ediciones, para convertir documentación en papel en archivos digitales. Permite el tratamiento de las imágenes, eliminación de páginas en blanco o ruidosas, además de procesamiento por lotes de documentos para separar de forma automática las hojas escaneadas y crear documentos independientes.

HOT FOLDERS
Sincronice carpetas de Windows directamente con el gestor documental. Consiga que sus documentos se clasifiquen automáticamente.

INTEGRACIÓN CON OFFICE
El gestor está plenamente integrado en todos los programas pertenecientes a la suite de Office (Outlook, Word, Excel y Power Point). Esta característica nos permitirá trabajar directamente desde las aplicaciones de office sin necesidad de usar la aplicación de escritorio.

TAREAS
Si necesita seguimiento, trabajar en equipo o recordatorios sobre acciones a realizar sobre un documento, las tareas le permitirán realizar esta funcionalidad. Acceda al listado de tareas para saber rápidamente el trabajo que tiene pendiente. Los documentos o los expedientes pueden generar tareas automáticamente para coordinar procesos de aprobación, de negocio o flujos de trabajo.

FLUJOS DE APROBACIÓN
Permite que un documento tenga que ser aprobado por uno o varios aprobadores antes de su publicación definitiva en el gestor. No importa el tipo de documento o entidad documental, todos son susceptibles de revisión mediante un flujo de aprobación.

CONTROL DE VERSIONES
Genere todas las versiones necesarias de un documento desde su creación hasta su finalización. Podrá restaurar cualquiera de las versiones anteriores si así lo precisa. Si lo necesita, bloquee el documento mientras lo modifica, y así los usuarios accederán a la versión anterior, hasta que termine. La integración con Office le permitirá realizar versiones directamente desde Word, Excel o Power Point.

PLANTILLAS
Se pueden diseñar plantillas de documentos, para uso personal y corporativo que se utilizan como modelo para las distintas entidades documentales. La plantilla puede llegar a cambiar para un determinado documento dependiendo del valor de una de sus propiedades.

IMPRESORA VIRTUAL
Suba documentos al gestor imprimiéndolos directamente desde sus impresoras o aplicaciones. Esta funcionalidad le permitirá integrarse con cualquier aplicación Windows que le permita imprimir.

LOG
El gestor documental nos permite controlar todas las acciones que se realizan sobre un documento, además de todas las operaciones que realicen los usuarios. Acceda a esta información que se genera de forma automática, sin intervención del usuario para conocer las acciones realizadas sobre todos los documentos. También podrá programar alertas que le notifiquen automáticamente por email, las acciones realizadas sobre uno o varios documentos.

GESTOR DE INFORMES
El gestor documental dispone, en todas sus ediciones, de un generador de informes que le permitirá sacar el máximo partido a la información que se va generando en la base de datos. Exporte a Excel, Word, PDF, a un formato de imagen o envíe por email directamente los informes.

MÓDULOS
Todas las ediciones disponen de una extensa funcionalidad común. A partir de ahí puede ampliarla adquiriendo sólo los módulos que necesite. También están disponibles servicios web para integración con aplicaciones de terceros o unas librerías de integración con ERP´s.